保有個人データの開示等に関する手続

当協会が会員さま及び当協会のサービスご利用者さまからの請求により、請求者さまに対して保有個人データに関する利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等及び第三者提供の停止(以下「開示等」といいます。)をする場合の手続きを以下のとおり公表いたします。

1 開示等の対象となる保有個人データ

開示等の対象となる個人情報は、当協会の保有する個人情報のうち、当協会が開示等の権限を有するもの(以下「保有個人データ」といいます。)に限ります。

2 全ての保有個人データの利用目的

当協会のすべての保有個人データは、「協会における個人情報の取扱いについて」に規定されている利用目的の範囲内で利用いたします。

3 開示等及び苦情の相談窓口

当協会における保有個人データの開示等の請求及び保有個人データの取扱いに関する苦情の相談窓口は以下のとおりです。

@ 住所
〒103-0013 東京都中央区日本橋人形町2-33-8 アクセスビル3階
一般社団法人日本化学品輸出入協会 総務部 個人情報保護相談窓口
A 電話番号 03−5652−0014
B 受付時間 月曜〜金曜(祝日、年末年始は除く)
9時〜12時、13時〜17時

4 開示等の請求等の手続

(1)相談窓口への郵送

以下の書類を封緘して相談窓口宛てにご郵送してください。
@ 「保有個人データ開示等請求書」(所定のもの)
A 本人確認書類(下記(2)をご覧ください。代理人がご請求される場合は下記(4)の書類も必要となります。)
B 手数料等相当分の郵便切手(下記(3)をご覧ください。)

(2)本人確認書類

請求者さまの本人確認のため、以下の本人確認書類の写しをご送付ください。
@ 運転免許証、パスポート、個人番号カード(個人番号の記載された面は送付しないでください。)等の官公庁が発行した顔写真付き証明書の写し・・・1点のみの送付で構いません。
A 健康保険被保険者証、年金手帳等の官公庁が発行した顔写真のない証明書の写し・・・2点の送付をお願いします。

(3)手数料等

請求者さまの1つのご請求につき、次の手数料等相当額の郵便切手をご送付ください。(複数のご請求を同時にされる場合はその合計金額に相当する郵便切手をご送付ください。)。なお、当協会が開示等の請求等に応じられない場合も手数料等は返金いたしません。郵便制度が変更された場合、下記の手数料等を変更いたします。

@ 開示請求(郵便による回答)
(ア)郵便料金・・・・・82円 (変更があった場合はその料金)
(イ)簡易書留料金・・・310円 ( = 同上 = )
          合計 392円 ( = 同上 = )

A 利用目的の通知、訂正等、利用停止等請求(郵便による回答)
(ア)郵便料金・・・・・82円 (変更があった場合はその料金)
(イ)簡易書留料金・・・310円 ( = 同上 = )
          合計 392円 ( = 同上 = )

(4)代理人による開示等の請求等の場合

開示等の請求等をされる方が、未成年、成年被後見人等の本人の法定代理人、本人から委任を受けた本人が指定した任意代理人である場合には、上記(2)の本人確認書類と併せて、次の@及びAの書類も併せてご郵送ください。

@ 代理権を確認するための書類

ア 法定代理人の場合
(ア)未成年の場合
本人の戸籍抄本又は扶養家族が記入された保険証(写)
(イ)成年被後見人の場合
後見登記等に関する法律第10条に規定する登記証明事項

イ 任意代理人の場合
所定の「委任状」及び本人の印鑑登録証明書

A 代理人の本人確認をするための本人確認書類
代理人について上記(2)に掲げる本人確認書類を併せてご送付してください。

5 ご請求に応じられない場合

以下の(1)〜(3)の場合には、請求者さまからの請求に応じることができません。

(1)ご請求の不備等により請求を受理できない場合

以下の場合には、ご請求を受理することはできません。不備な個所を修正したうえで、当協会所定の手続に従い申請書類の再提出をお願いします。

@ 当協会指定の請求書類を使用していない場合
A 提出に必要な書類等が足りない場合
B 請求書に記載された事項では請求者さま本人を特定できない場合
C 申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当協会の登録住所が一致しない場合等、本人からの請求であることが確認できない場合
D 代理人による申請に際して、その代理権が確認できない場合
E その他、請求者さまから提出いただいた申請書類に不備があった場合
F 当協会が定める手続きでなく請求された場合

(2)開示等の請求等をお断わりする場合

ア 利用目的の通知

以下の場合には、請求される保有個人データの利用目的の通知には応じることはできません。
@ 利用目的を請求者さまに通知し、又は公表することにより請求者さま又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
A 利用目的を請求者さまに通知し、又は公表することにより当協会の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
B 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を請求者さまに通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

イ 開示

以下の場合には、請求にかかる保有個人データを開示することはできません。
@ 請求者さま又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
A 当協会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
B 開示により、他の法令に違反する場合
C 開示について、他の法令の規定により特別の手続が定められている場合

ウ 訂正等(訂正、追加、削除)

以下の場合には、請求に係る保有個人データの訂正等には応じることはできません。
@ その内容の訂正、追加、削除について、他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
A その内容の訂正、追加又は削除が、当該保有個人データの利用目的の達成のために必要でない場合

エ 利用停止等(利用停止、消去)

以下の場合には、請求に係る保有個人データの利用停止等には応じることはできません。
@ 違反の是正のためには、請求に係る保有個人データの一部の利用停止又は消去で足りる場合
A 利用停止又は消去に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難であり、かつ請求者さまの権利利益を保護するため必要な代替措置をとった場合

オ 第三者提供の停止

以下の場合には、請求に係る保有個人データの第三者提供の停止には応じることはできません。
@ 第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者の提供を停止することが困難であり、かつ、請求者さまの権利利益を保護するため必要な代替措置をとった場合

6 開示等・不開示等の決定の通知

(1)保有個人データ開示等決定通知書の通知

当協会は、開示等の請求等のあった保有個人データの利用目的の通知をする旨決定したとき又は全部又はその一部を除いた部分について開示、訂正等若しくは利用停止等若しくは第三者提供の停止をする旨決定したときは、請求者さま又は代理人の方に対し、「保有個人データ開示等決定通知書」の送付により通知いたします。

(2)保有個人データ不開示等決定通知書の通知

当協会は、開示等の請求等のあった保有個人データの利用目的の通知をしない旨決定したとき又は全部について、開示、訂正等若しくは利用停止等若しくは第三者提供の停止をしない旨決定したときは、請求者さま又は代理人の方に対し、「保有個人データ不開示等決定通知書」の送付により通知いたします。

【*当協会は、「保有個人データ開示等決定通知書」又は「保有個人データ不開示等決定通知書」をご請求者さまに2週間以内に通知するよう努めますが、調査に時間がかかる等諸事情により2週間以内に通知できない場合には、事前にご連絡をするよう努めます。なお、平成29年5月施行の「個人情報の保護に関する法律」により、開示等の請求等について、裁判上の訴えを提起することが認められましたが、当協会に対して事前に請求をして2週間経過後でなければ係る訴えを提起することはできませんのでご留意ください。】

以上